Gyakori kérdések

1-Mi az a DOKUPORTÁL?

A DOKUPORTÁL egy online dokumentumkézbesítési rendszer, amely naplózza a feladás, megnyitás és letöltés időpontját, így bizonyíthatóvá teszi a kézbesítést. Jellemzően cégek és vállalkozások használják hivatalos dokumentumok biztonságos átadására.

2-Kinek ajánlott a DOKUPORTÁL használata?

Elsősorban könyvelőirodáknak, székhelyszolgáltatóknak és olyan cégeknek, akik rendszeresen küldenek fontos dokumentumokat ügyfeleiknek, és szeretnék a kézbesítést igazolhatóvá tenni. A rendszer használata növeli a cég professzionális megítélését, erősíti a megbízhatóságot és pozitívan hat a vállalati imázsra.

3-Miben más a DOKUPORTÁL az e-mailes dokumentumküldéshez képest?

Az e-mail önmagában nem ad hiteles képet arról, hogy a címzett mikor fért hozzá a dokumentumhoz. A DOKUPORTÁL időbélyeggel naplózza a feladást, megnyitást és letöltést, és visszaigazolást ad a kézbesítési folyamatról. Az időbélyeg harmadik féltől származik, így sem a küldő fél, sem a DOKUPORTÁL üzemeltetője nem tudja azt módosítani. Ez a hitelesítés valóban megbízható és bíróságon is támadhatatlan.

4-Miért nem megbízható bizonyítékként az e-mailes dokumentumküldés?

Az e-mailek kereshetősége és visszakereshetősége évek múltán nem stabil: törlődhetnek, mappák változhatnak, postafiókok megszűnhetnek, vagy a szerverek megőrzési ideje lejárhat. Egy későbbi vita, ellenőrzés vagy jogi eljárás során az e-mail ritkán jelent valódi, bizonyító erejű hivatkozási alapot, mivel nem garantálható sem az érintetlen állapot, sem a letöltés tényleges időpontja.

5-Hogyan működik a kézbesítés igazolása?

A rendszer minden dokumentumküldéshez egyedi linket és naplóbejegyzést hoz létre. A feladás, a link megnyitása és a fájl letöltése időponttal rögzítésre kerül, amely később riportként vagy kivonatként lekérdezhető. A letöltés kétfaktoros védelemmel történik: a címzett e-mailben kapja a hozzáférési linket, és a megnyitáshoz SMS-ben kapott kódot is meg kell adnia. Ez jelentősen növeli annak valószínűségét, hogy a dokumentumot valóban a címzett tölti le, nem pedig illetéktelen személy.

6-Mennyire biztonságos a DOKUPORTÁL?

A dokumentumok titkosított kapcsolaton (HTTPS) keresztül kerülnek feltöltésre és letöltésre, a hozzáférés jelszóval védett, a letöltések naplózottak, és a rendszer többtényezős védelemmel rendelkezik.

7-Szükséges regisztráció a címzettnek a dokumentum letöltéséhez?

A címzettnek nincs szüksége saját DOKUPORTÁL fiókra. A dokumentumot egy e-mailben kapott, egyedi linkről tudja elérni. A rendszer kétfaktoros ellenőrzést alkalmaz: a hozzáférési link e-mailben érkezik, a tényleges letöltés pedig egy SMS-ben küldött kóddal erősíthető meg. Így a dokumentum letöltése gyakorlatilag csak a valós címzett által történhet meg.

8-Meddig érhetők el a feltöltött dokumentumok a címzettek számára?

A dokumentumok csak korlátozott ideig érhetők el, az elérhetőségi időt pedig a dokumentumot feltöltő szervezet határozza meg. Alapértelmezés szerint ez 30 nap, de igény szerint rövidebb vagy hosszabb időtartam is beállítható. A lejárat közeledtéről a rendszer figyelmeztető e-mailt küld a címzettnek, a lejárat után pedig a dokumentum már nem tölthető le.

9-Milyen fájltípusokat és mekkora méretet támogat a rendszer?

A DOKUPORTÁL a leggyakoribb irodai formátumokat (pl. PDF, DOCX, XLSX) és egyéb szabványos fájltípusokat támogat. A maximális fájlméretet a technikai beállítások határozzák meg.

10-Integrálható a DOKUPORTÁL a saját ügyviteli rendszerünkkel?

Igen. A DOKUPORTÁL API-n keresztül integrálható meglévő ügyviteli, iktatási vagy számlázó rendszerekkel, így a dokumentumküldés akár egy gombnyomásra elindítható a saját szoftverből.

11-Hogyan működik az elszámolás, mennyibe kerül a szolgáltatás?

A díjazás alapja a havi alapdíj és a kézbesített dokumentumok száma. A pontos árak a dokuportal.hu oldalon érhetők el.

12-Mi történik, ha a címzett nem nyitja meg a dokumentumot?

A naplózásból egyértelműen látszik, ha a címzett nem nyitotta meg vagy nem töltötte le a dokumentumot. A címzett lejárat előtti megadott nappal újból értesítést kap. Lejárat napján pedig egy utolső értesítést emailben.

13-Hol kaphatok segítséget a DOKUPORTÁL használatához?

A dokuportal.hu oldalon elérhető dokumentáció és súgóanyag, ezen felül a támogatás e-mailben és igény szerint telefonon is segít a beállításban és a mindennapi használatban. Igény eseténhelyszíni tréning is rendelkezésre áll.

14-Küldhető-e ugyanaz a dokumentum több címzettnek egyszerre?

Igen. Egy dokumentum tetszőleges számú címzettnek kiküldhető. Minden címzett saját, egyedi linket és külön naplózott letöltési folyamatot kap, így a kézbesítések egymástól függetlenül igazolhatók.

15-Hol tárolódnak a feltöltött dokumentumok?

A dokumentumok biztonságos, titkosított szerveren kerülnek elhelyezésre, elkülönítve minden más ügyféltől. A dokumentumhoz csak a feltöltő szervezet és a címzett férhet hozzá.

16-Beállítható-e területi vagy IP alapú korlátozás a letöltésre?

Nem. A VPN-ek és anonim böngészési megoldások elterjedtsége miatt gyakorlatilag bárki bármelyik országból vagy IP-címről be tud jelentkezni, függetlenül a tényleges tartózkodási helyétől. Ezért az IP vagy ország alapú szűrés nem jelent valódi biztonsági előnyt.

17-Mi történik a letöltési határidő lejárta után?

Lejárat után a dokumentum letöltése automatikusan blokkolásra kerül, és a címzett többé nem fér hozzá. A dokumentum a szervezeti felületen továbbra is megjelenik, így a kézbesítési folyamat és az időbélyegek bármikor visszanézhetők.

18-Kap értesítést a küldő a letöltésről?

Igen. A küldő szervezet felületén pontosan nyomon követhető, hogy mely dokumentumokat vették át a címzettek, és melyek maradtak átvétel nélkül. A rendszer statisztikát és tételes listát is biztosít a letöltések állapotáról.

19-Mi történik, ha a címzett rossz telefonszámot adott meg?

Ez a helyzet a gyakorlatban nem fordulhat elő. Amikor a szervezet felrögzíti a címzett adatait, az ügyfél erről e-mailben értesítést kap, majd egy linken keresztül vissza kell igazolnia az e-mail címét. Ezzel egy időben SMS-ben is kap egy validációs kódot, amelyet meg kell adnia. Ha bármely adat hibás, a folyamat megszakad, és a szervezet nem tud dokumentumot küldeni a címzettnek, amíg az adatok nincsenek helyesen megerősítve.

20-A dokumentum letöltése után is elérhetők a naplóbejegyzések?

Igen. A letöltési napló és az időbélyeg akkor is megmarad, ha a dokumentum már lejárt. A kézbesítési folyamat így bármikor később is bizonyítható.