ProgramTECH Dokumentum Portál – dokumentáció

A DOKUPORTÁL egy webes dokumentum-megosztó és kézbesítési igazolásra alkalmas rendszer. Célja, hogy vállalkozások (pl. könyvelőirodák, székhelyszolgáltatók) biztonságosan, naplózott módon osszanak meg iratokat ügyfeleikkel, és visszaigazolást kapjanak a kézbesítésről és letöltésről.

Bevezetés

Cél, hogy a vállalkozások és szolgáltatók (pl. könyvelőirodák, székhelyszolgáltatók) biztonságosan és igazolható módon tudják eljuttatni ügyfeleikhez a fontos dokumentumokat. A rendszer megszünteti a hagyományos e-mail küldés kockázatait és átlátható, naplózott folyamatot biztosít minden kézbesítési lépéshez.

A biztonságot több tényező együttese adja:
– A dokumentumokat jelszó védheti, amelyet a címzett külön csatornán kap meg.
– A letöltési link időkorlátos, és a rendszer automatikusan jelzi a lejáratot.
– Minden feltöltés, értesítés és letöltés naplózásra kerül, így utólag tényszerűen igazolható a kézbesítés ténye.
– A rendszer többfaktoros hitelesítést alkalmaz a felhasználói belépésnél.

Jogszabályi háttér

A DOKUPORTAL működését a hatályos adatvédelmi, elektronikus ügyintézési és iratkezelési jogszabályoknak megfelelően alakítottuk ki. A rendszer célja, hogy a felhasználók megfeleljenek a vonatkozó előírásoknak, miközben biztonságosan és igazolható módon tudják kézbesíteni a dokumentumokat.

Fontosabb jogszabályok és előírások, amelyekre a működés épül:

Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR) – az általános adatvédelmi rendelet, amely előírja a személyes adatok kezelésének elveit (jogszerűség, tisztességesség, célhoz kötöttség, adattakarékosság, korlátozott tárolhatóság).
2011. évi CXII. törvény (Infotv.) – az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló magyar törvény, amely a GDPR mellett további követelményeket határoz meg az adatkezelők számára.
2015. évi CCXXII. törvény – az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól, amely meghatározza az elektronikus kapcsolattartás, valamint a kézbesítési igazolás jogi kereteit.
2016. évi CXXX. törvény a polgári perrendtartásról – amely kimondja, hogy az elektronikus úton létrejött bizonylatok bizonyítékként felhasználhatók jogi eljárásban.
2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról – amely meghatározza a digitális aláírás és az elektronikus dokumentumok hitelesítésének szabályait.

A rendszer így egyszerre támogatja az üzleti hatékonyságot és a jogszabályi megfelelést: csökkenti az adminisztrációs terhet, miközben biztosítja az átláthatóságot és az utólagos ellenőrizhetőséget.

Fogalomtár

Regisztráció: A regisztráció során létrejön egy Fiók. A regisztrációval egy időpontban elindul a próbaidőszak is.
Próbaidőszak: A próbaidőszak 15 naptári napos és ingyenes. A próbaidőszak kizárólag a rendszer kipróbálására szolgál, nem a használatára.
Fiók: Technikai elkülönítési egység (tenancy). A felhasználók, szervezetek és ügyfél-címzettek egy adott fiókhoz tartoznak. Az üzleti táblák túlnyomó része pt_fiok_id mezőt tartalmaz, és minden lekérdezés alapértelmezetten a session pt_felhasznalo.pt_fiok_id szerint szűr. Rendszerszintű táblák kivételt képezhetnek.
Szervezet: Egy fiókon belüli, üzletileg értelmezhető egység (pl. könyvelőiroda). Gyakorlatilag a szervezet a rendszer megrendelője és a díjak fizetője.
Felhasználó: A regisztráció során létrejött fiók tulajdonos és az általa létrehozott felhasználók. A felhasználók a webes felületre belépve küldhetnek dokumentumokat a címzett ügyfeleknek, illetve figyelemmel kísérhetik a kézbesítési sikerességet.
Kulcsszerep: A kulcsszereppel rendelkező felhasználó képes további felhasználókat és szervezeteket létrehozni a fiókon belül.
Ügyfél címzett: Az a természetes vagy jogi személy, akinek dokumentumot lehet küldeni.
Dokumentum: A feltöltött egy vagy több fájl és a hozzá kapcsolt metaadatok (címzettek, státuszok, érvényességi idő).
Feltöltési igazolás: A dokumentum feltöltésekor és annak sikeres e-mailben történt kiküldésekor keletkező bizonylat.
Letöltési igazolás: A címzett letöltési eseményéből képzett bizonylat, amely a kézbesítés tényét igazolja.
Letöltési jelszó: A címzett számára külön csatornán átadott jelszó, amely nélkül a link önmagában nem elegendő a dokumentum letöltéséhez.

Menüpontok

Áttekintés menüpont

Ezen a felületen általános információk jelennek meg. Jellemzően olyan információk, amik segítenek a teendők meghatározásában is. Azaz a lejáró és vagy nem átvett dokumentumok száma, próbaidőszak hátralévő napjainak a száma és így tovább.

Szervezetek menüpont

A fiók alatt korlátlan számú szervezetet hozhat létre a kulcsszereppel rendelkező felhasználó. A szervezet például lehet egy könyvelő iroda (pl. Könyvelek Kft). Ez a szervezet az aki a rendszert ténylegesen használja és az azzal kapcsolatos díjakat fizeti. A szervezet az, aki dokumentumokat küld az ő ügyfelei részére.

Felhasználók menüpont

A szervezetek alatt korlátlan számú felhasználó hozható létre. Felhasználót létrehozni csak kulcsszereppel rendelkező felhasználó tud. A felhasználó saját jelszót állíthat be magának, amit csak ő ismer, így a kulcsszereppel rendelkező felhasználó sem képes más felhasználó nevében használni a rendszert. Egy felhasználó csak egy szervezethez tartozhat, kivéve a fiók tulajdonost aki minden szervezetet felügyel.

Dokumentum típusok menüpont

Ezen a felületen a szervezet adminisztrátorai tudják meghatározni, hogy milyen típusú dokumentumokat lehet a rendszerben iktatni és kiküldeni. A dokumentum típusok segítenek a feltöltött fájlok rendszerezésében, gyorsabb visszakereshetőségében és a jelentések áttekinthetőségében.

Minden dokumentum feltöltésekor meg kell adni, hogy melyik típusba tartozik. Így például külön típus lehet a Számla, a Bérjegyzék, a Hatósági értesítés vagy bármilyen egyéb szervezeti igény szerinti kategória. A típus megadásával a felhasználók és a címzettek könnyebben eligazodnak a küldemények között.

A dokumentum típusok karbantartását kizárólag kulcsszereppel rendelkező felhasználók végezhetik.

Új típus felvételéhez meg kell adni a típus nevét (és opcionálisan rövid leírását), módosításkor pedig ezek frissíthetők. A nem használt típusok inaktiválhatók, így a korábbi adatok megőrzése mellett az új dokumentumokhoz már nem választhatók ki.

Ügyfél címek menüpont

Ezen a felületen hozhatók létre és kezelhetők azok a címzettek, akiknek a szervezet dokumentumokat küldhet. A címzettek előzetes rögzítése gyorsítja a küldést és biztosítja, hogy minden kézbesítés megfelelő adatokra hivatkozzon.

Új címzett rögzítésekor megadható (tipikusan): a vállalkozás neve, a kapcsolattartó neve és e-mail címe, valamint a szervezethez tartozás. Az e-mail cím kötelező, mert a kézbesítési értesítés erre kerül kiküldésre. A rendszer ugyanazon szervezeten belül figyel a duplikációk elkerülésére.

A címzettek adatai később módosíthatók. A már nem használt rekordok inaktiválhatók, így a korábbi kézbesítési naplók megőrzése mellett az új küldeményeknél nem választhatók.

Dokumentum feltöltésekor egy vagy több aktív címzett jelölhető ki. A címzettek a kézbesítési értesítést e-mailben kapják meg; a tényleges letöltéshez külön (más csatornán átadott) letöltési jelszó lehet szükséges.

A menüpont elérése és a műveletek köre jogosultság-függő: általában a kulcsszereppel rendelkező felhasználók kezelik a címzettek teljes körét, míg más felhasználók csak kiválasztani tudják őket küldéskor.

Dokumentum feltöltése menüpont

Ezen a felületen hozható létre új dokumentum egy vagy több címzett számára. A feltöltés ténye naplózásra kerül, a címzettek e-mail értesítést kapnak, a tényleges letöltéshez pedig külön letöltési jelszó lehet szükséges.

Feltöltési folyamat (áttekintés):
1) Küldő szervezet kiválasztása (ha a felhasználó kulcsszerepű és több szervezethez fér hozzá).
2) Dokumentum típus kiválasztása (pl. Számla, Bérjegyzék, Hatósági értesítés).
3) Címzettek kijelölése egy vagy több aktív „Ügyfél címzett” rekordból.
4) Fájl(ok) kiválasztása és feltöltése (egy dokumentum több fájlt is tartalmazhat).
5) Opcionális megjegyzés / tárgy megadása a címzetteknek menő értesítéshez.
6) Küldés megerősítése.

A feltöltés sikerességéről a képernyőn üzenet jelenik meg és természetesen naplózásra is kerül. Sikeres feltöltés esetén azonnal meg is nyílik a Naplók megtekintése menüpont.

Naplók megtekintése menüpont

Ezen a felületen a rendszer által rögzített események mint feltöltés, értesítés kiküldése, letöltési kísérlet/siker, lejárat és hibák olvashatók vissza. A nézet csak olvasható.