Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

2. Az adatkezelés célja

A DOKUPORTÁL elsődleges célja, hogy a felhasználók és szervezetek számára biztonságos, naplózott dokumentumküldési és -átvételi felületet biztosítson. Az adatkezelés minden esetben a célhoz kötöttség és az adatminimalizálás elve szerint történik: kizárólag olyan adatokat kezelünk, amelyek a szolgáltatás nyújtásához és jogszabályi kötelezettségeink teljesítéséhez feltétlenül szükségesek.

2.1 Szolgáltatás nyújtása és üzemeltetés

• Felhasználói fiókok és szervezetek létrehozása, jogosultságkezelés, kétfaktoros azonosítás működtetése.
• Dokumentumok feltöltése, címzettek kezelése, értesítő e-mailek küldése, letöltő oldal elérése.
• Rendszerfunkciók biztosítása (pl. export/riport, státuszmegtekintés, értesítések).

2.2 Kézbesítés igazolhatósága és biztonsági naplózás

• A letöltő oldal megnyitásának tényének naplózása mint a kézbesítés megtörténtének időpontja.
• Hozzáférési és esemény-naplók vezetése a rendszerbiztonság és a jogi bizonyíthatóság érdekében.

2.3 Kapcsolattartás és ügyféltámogatás

• Tranzakciós értesítések (pl. megerősítő e-mailek, határidő-emlékeztetők, rendszerüzenetek) küldése.
• Ügyfélszolgálati megkeresések kezelése (email, telefon, képernyőmegosztás), hibabejelentések és incidensek kezelése.

2.4 Számlázás és elszámolás

• Díjbekérők és számlák kiállítása, fizetések könyvelése, számviteli bizonylatok kezelése.
• Nemfizetés esetén értesítések küldése és a szolgáltatás feltételeinek érvényesítése.

2.5 Próbaidőszak (demó) biztosítása

• A rendszer kockázatmentes kipróbálásának biztosítása a próbaidőszak alatt.
• Demó adatok kezelése a kipróbálás idejére, majd a próbaidőszak lezárulta utáni törlés.

2.6 Biztonság, visszaélés-megelőzés és incidenskezelés

• Hozzáférések védelme, anomáliák észlelése, rendszer- és adatbiztonsági intézkedések működtetése.
• Jogellenes vagy szerződésszegő használat megelőzése és kivizsgálása.

2.7 Jogszabályi kötelezettségek teljesítése

• Számviteli, adójogi és adatvédelmi előírásoknak való megfelelés (pl. bizonylat- és naplómegőrzés).
• Hatósági megkeresések teljesítése a jogszabályok keretei között.

2.8 Szolgáltatás fejlesztése (anonimizált, statisztikai cél)

• Anonimizált és/vagy aggregált adatok felhasználása a rendszer teljesítményének és megbízhatóságának javítására.
• Marketingcélú profilalkotás és harmadik fél részére történő marketing-adatátadás nem történik.

Amennyiben az adatkezelési cél megváltozik vagy új cél jelenik meg, arról a felhasználókat előzetesen tájékoztatjuk, és – ha szükséges – beszerezzük a megfelelő hozzájárulást.

3. Az adatkezelés jogalapja

• Szerződés teljesítése – a regisztrált felhasználók és a szolgáltató közötti szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés (GDPR 6. cikk (1) b)).
• Jogi kötelezettség teljesítése – bizonylati és naplózási adatok megőrzése (GDPR 6. cikk (1) c)).
• Jogos érdek – a rendszer működésének biztonsága, visszaélések megelőzése (GDPR 6. cikk (1) f)).

4. Kezelt adatok köre

A rendszer működése során az alábbi adatcsoportok kerülnek kezelésre:

4.1 Regisztrációs és bejelentkezési adatok

• Felhasználó neve, e-mail címe
• Telefonszáma (kétlépcsős azonosításhoz)
• Jelszó (titkosítva tárolva)
• Bejelentkezési időpontok, biztonsági napló

4.2 Szervezeti adatok

• Szervezet neve, adószáma, címe
• Kapcsolattartó neve és e-mail címe, telefonszáma

4.3 Dokumentumkezeléshez kapcsolódó adatok

• Feltöltött fájlok neve, mérete, titkosított tárolási útvonala
• Címzettek neve, e-mail címe
• Letöltési napló
• Értesítő e-mailek küldésének és kézbesítésének állapota

4.4 Számlázási és elszámolási adatok

• Számlázási név, cím, adószám
• Díjbekérők és számlák elektronikus formában
• Fizetési tranzakciók időpontja és azonosítója

5. Adatmegőrzési idő

• A regisztrált felhasználói adatok a fiók törléséig, de legfeljebb a megszűnést követő 90 napig kerülnek megőrzésre.
• A dokumentumok és a hozzájuk tartozó naplózási események a feladó által meghatározott ideig (alapértelmezetten 30 napig) érhetők el, ezt követően automatikusan törlődnek a rendszerből.
• A kézbesítést igazoló PDF fájlok letöltése és hosszú távú megőrzése a felhasználó felelőssége. A rendszer a kézbesítés megtörténtét csak a megőrzési határidő (ami maximum 365 nap) végéig őrzi, utána sem a dokumentum, sem a napló nem visszaállítható.
• A számlázási és elszámolási adatok a számviteli törvényben előírt ideig (8 évig) kerülnek megőrzésre.

6. Adatfeldolgozók

Az adatkezelő az adatkezelés során a következő adatfeldolgozókat veszi igénybe:

• Tárhelyszolgáltató: RackForest Kft. (1132 Budapest, Victor Hugo utca 18–22.)
• Email szolgáltató: Google Ireland Limited (székhely: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország)

7. Adattovábbítás

A DOKUPORTÁL rendszer az adatokat nem továbbítja külföldre, és nem adja át harmadik fél részére marketing vagy egyéb célból. Adattovábbítás kizárólag jogszabályi kötelezettség alapján (pl. hatósági megkeresés esetén) történhet.

8. Adatbiztonság

• Minden adat titkosított HTTPS kapcsolaton keresztül kerül továbbításra.
• A jelszavak egyirányú, erős kriptográfiai hash algoritmussal (bcrypt) kerülnek tárolásra.
• A dokumentumok kizárólag hitelesített felhasználók számára érhetők el, egyedi letöltési azonosítóval.
• A rendszer többfaktoros hitelesítést és naplózást alkalmaz.

A DOKUPORTAL rendszer maga nem gyűjt és nem kezel IP-címeket. Az alkalmazás kiszolgálását biztosító webszerver (Apache) azonban – a tárhelyszolgáltatás technikai működésének részeként – automatikusan naplózhat IP-címeket a szerverhozzáférések biztonsági felügyelete érdekében. Ezekhez a DOKUPORTAL üzemeltetője nem fér hozzá, és nem használja fel azokat semmilyen további célra.

9. Az érintettek jogai

A felhasználókat a GDPR alapján az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférés kérése a kezelt adatokhoz
• Az adatok helyesbítése vagy módosítása
• Az adatok törlésének kérése („elfeledtetés joga”)
• Az adatkezelés korlátozásának kérése
• Adathordozhatósághoz való jog
• Tiltakozás az adatkezelés ellen jogos érdek esetén

Ezeket a kérelmeket az programtech@programtech.hu címen lehet benyújtani. A szolgáltató 30 napon belül válaszol.

10. Panasz benyújtása

Ha az érintett úgy véli, hogy adataival kapcsolatban jogsértés történt, panasszal élhet az illetékes hatóságnál:

• Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
  Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
  Web: www.naih.hu
  E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

11. Sütik (cookie-k) kezelése

A DOKUPORTAL kizárólag a működéshez feltétlenül szükséges sütiket használja (pl. munkamenet azonosító). Harmadik fél által kezelt, marketing vagy analitikai célú cookie-t a rendszer nem alkalmaz.

12. Az adatkezelési tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a tájékoztatót bármikor módosítsa. A módosításról a felhasználókat e-mailben értesíti. Az aktuális verzió mindig elérhető a https://dokuportal.hu/?page=adatkezelesi-tajekoztato címen.

Utolsó módosítás dátuma: 2025-10-15